检察档案,是检察机关开展法律监督及相关工作的历史记录,是国家档案的重要组成部分。推进档案数字化建设,是构建智慧检务体系中的重要一环,为切实提高检察档案科学化管理水平,需要积极探索新时代档案管理模式,以实现档案管理智能化数据化、档案服务便捷化。
在深化司法体制改革的大背景下,尽管检察档案建设不断加强,但实际工作开展中,传统检察档案管理工作仍存在一些问题。一是档案查询流程繁琐,如涉及招录、选任事宜的违法犯罪记录查询工作量往往较大,需要人工翻阅卷宗逐个核对基本信息,工作效率较低;二是卷宗封面、目录填写不规范,影响档案归档和再利用效率;三是实体档案装订不规范,装订顺序不符合要求等,不利于档案入库和定位;四是纸质档案因工作需要经常翻阅,会造成一定程度的磨损,不利于档案长久保存;五是随着认罪认罚同步录音录像工作的全面开展,影像档案数量将会大大增加,也对检察信息资源的分类管理提出了更高要求。
面对检察档案管理中存在的问题和难点,笔者认为,需要明确档案数字化建设的主要目标,从加强组织领导、克服项目经费短缺及无借鉴经验等困难、注重项目推动和强化人才保障等多方面入手,确立数字化档案工作新目标。一是管理电子化,通过信息化技术,集成管理检察电子档案的全流程;二是流程规范化,建立规范的管理流程体系,以满足检察档案管理过程中归档、利用等需求;三是分类专业化,根据检察档案卷宗属性及实际情况,进行档案属性的配置和分类;四是借还标准化,构建检察院档案借还管理体系,让档案文件的利用更加规范、有序;五是调卷简便化,上级检察机关可以通过配备权限调取数据库信息,调取卷宗更加方便快捷,实现档案信息资源的共享。
当档案数字化建成和使用后,后续如何有效加强数字化档案管理也是一个不容忽视的问题。在实施档案数字化管理过程中,必须注意把握好以下几个环节:
(一)规范档案数字化成果管理。一是档案数字化工作中要做好交接手续,严格清点相关文件资料,确保不丢件、不错件。对加工完成的数字化档案资料要认真整理,登记后及时存入专用存储设备中。二是存储数字化档案的信息存储设备、系统要建立完善的后台管理机制,相关数字化资料的查阅、复制、打印等操作要有记录,做到“有据可查”。尤其是对于存储涉密数字化档案资料的存储设备要专机专用,定期检查,调取使用数据,要严格履行审批流程,确保数据安全。三是要加强对数字档案的安全防护,严格区分数字档案涉密与非密,并定期进行检查。同时,按照《电子文件归档与电子档案管理规范》等有关制度,做好相关数字档案的备份工作。
(二)加强检察档案文化建设和队伍建设。依托档案数字化建设这个“硬实力”,提升档案文化“软实力”。检察文化建设过程中很大程度上借力于检察档案资料。要整合档案资源建设,拓展档案室的文化功能,让其不仅仅是储藏室,而要成为传播地方检察文化、弘扬新时代特色检察文化的主阵地。同时,也要加强检察档案队伍建设,除配备专职档案员外,各业务科室设置兼职档案员,凝聚合力,增加检察档案工作的参与率和贡献度。加大对档案人员的培训力度,对外积极选送档案人员参加上级检察机关和本地组织的档案学习培训,学习电子文件管理知识,提高电子文件管理意识,尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作,努力提高电子文件管理水平,不断增强档案员的档案意识和操作技能,确保各项工作任务有效落实。对内积极开展本院档案知识培训,重点学习档案法、保密法、档案室建设标准等,力求提升档案管理软实力。
(三)纸质与电子互补,增强档案原件保护。将纸质档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全,尤其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,然而,纸质档案在数字化时代下仍具有它独特的作用和意义。首先,纸质实体档案具有更高的真实性和更强的生命力。档案的生命力体现在两个方面,一是法律凭证,二是原始证据。较电子档案相比,纸质档案具有更高的真实性和法律效力。电子档案存储、传输和利用的安全性受制于计算机软硬件系统,容易受到病毒和黑客的袭击,而纸质档案本身具有很好的稳定性,且具有良好的安全管理模式和经验。此外,如果电子档案的安全性受到侵害,纸质档案则可以提供稳定的安全保障。其次,纸质实体档案的信息保存和利用具有长久性。在档案数字化管理的过程中,要认识到纸质档案管理的重要性,明白其真实可靠性以及稳定性是电子档案所不能替代的。虽然档案的数字化管理提高了电子档案的利用率,但是在信息化转变的过程中,要充分发挥电子档案以及纸质档案各自优势,实现二者互补,确保档案利用得到最佳效果。
面对检察工作的新形势、新任务、新要求,档案数字化建设是适应信息化时代趋势、满足人民群众新期待的重要举措,检察机关应不断完善和规范档案数字化建设管理工作,真正实现对档案信息的数字化存储和智能化管理,助力数字化时代检务管理更上层楼,为更好服务检察工作顺利开展提供强有力支撑。
(作者为内蒙古自治区阿荣旗人民检察院检察长)
