原标题：撬动"归档难"痛点打造监督考核新模式
近年来,山东省检察院为切实解决诉讼档案归档工作中存在的难点痛点堵点,积极探索归档流程信息化、智能化、自动化,在现有智慧档案管理系统的基础上,组织力量研发了诉讼案件卷宗归档监督新功能模块,实现了检察官“随办随归”,档案员“一键收卷”,分管院领导“随时调度”,助力诉讼案件归档工作提质增效。
【问题】
当前,诉讼案件档案归档不及时,催归缺抓手,归档统计繁琐等现象不同程度地存在,日常档案管理中的“归档难”长期困扰检察机关诉讼档案管理工作。
一是底数不清。因先前的业务应用系统未嵌入应归案件范围,各类案件未明确办结节点,以及部分办案人员不及时点击“办结”按钮等主客观因素,导致哪些案件类型应当归档、哪些案件已办结可以归档均无法自动推送及统计。信息不通造成档案管理部门难以监管,更造成了无法准确计算归档率。
二是权责不明。“案结卷归”是一个完整的闭环系统,因各个环节缺乏有效监管,时间控制,未与考核相关联,导致很多时候部门间互相推诿,出现不交卷、不及时交卷、乱交卷等现象。一旦出现问题,无法有效追溯责任人,彻查原因。
三是统计繁琐。因系统无法自动推送有关数据,需通过办案人填报《受理案件办理情况表》来实现,回填,汇总、更新,一个统计周期内需要重复多次。人工统计方式早已不适应工作要求,数据滞后,错误率高,频繁的统计频率给办案人、档案员带来巨大的工作负担。
【思考与探索】
随着最高检印发《关于开展检察官业绩考评工作的若干规定》,“案件归档”被正式列入“检察业务工作质量”考评项目后,归档质效也正式被纳入山东省各级检察机关检察官考评内容,“随办随归”“定期通报”成为新的工作模式。如何科学合理地确定归档率等式的分子、分母?这是山东省检察院党组一直关注的问题。
一是深度调研摸清基层需求。广泛征求市县档案部门意见,论证在智慧档案系统中加入自动归档考核功能的必要性及可行性。挖掘造成“归档难”的难点痛点堵点并逐一确定解决方案,梳理出有关人员在归档工作中的分工及考核点,再由软件研发人员结合智慧档案系统制定融合解决方案。最终将研发方向确定为统一标准、明晰权责、全程自动、精准考核。
二是提倡全员参与共同研发。多次召开业务、案管部门协调会,邀请资深业务专家建言献策,共同梳理“四大检察”“十大业务”归档范围及办结节点,充分发挥检察官主导作用,让其真正成为规则的制定者与参与者,共同打造出真正“实用、管用、好用”的检察信息化实战应用产品。
三是建用一体,广接“地气”。将青岛市检察院及10家基层院全部作为试点单位,统一部署,整体推进,通过大样本数据快速发现功能短板及隐藏需求,提高系统广适性。在3个月的时间内广泛收集档案员、检察官提出的各类需求200余项并逐一改进,不断提高用户满意度。同时,通过系统反馈数据细化归档考核标准,明确质量指标、效率指标和效果指标,合理设置加、减分项,根据基层切实存在的痛点、堵点设置制约机制,真正解决归档时效和质量问题。
【主要功能和优势】
智慧档案系统实现了与业务应用系统无缝衔接,线上办案与线下归档无缝衔接,案件质量实质性评查与程序性审查无缝衔接、案件归档质效与检察官绩效考核无缝衔接。具备权责明晰、部门联动、公平公开、严格考核、容易复制等多项特点,极大减轻了基层负担,做到了实用、好用、易用。结合业务应用系统电子案件在线归档,真正解决线上线下“两层皮”,打造出双归档的山东模式。通过五个“自动”,切实提升检察档案工作规范化、专业化水平。
一是应归底数自动推送。通过对业务应用系统案卡数据的实时抓取和归档节点的管控,检察官仅需按照正常办案流程,应归底数即可自动推送给业务部门、案管部门及档案部门。嵌入归档监督考核模块固化、实化、优化,确保被考核单位标准一致,公平考核。避免办案人不点“办结”,或者因为主、客观原因导致无法及时填报统计表导致的延误汇总时间、数据不准等问题。
二是案卷流向自动监控。通过物联网管理,办案人每到档案部门移送一个案件的实体卷,个人的未归数据即同步消除一案。同时对超期卷、问题卷提供后台提醒,对应归卷、实归提供在线比对,保证了线上办结和线下归档实时同步。此功能还为借阅工作提供了全程监管及流向管理。档案员通过扫码出、入库,档案流向、借阅及归还时间都有了详细记录。
三是责任归属自动判断。智慧档案系统根据不同人员身份,设置不同的归档倒计时功能,倒逼检察官和行政人员及时履职。通过对收卷、整改、入库、借阅以及人员调整、案卷交接等权责边界一一梳理界定,清晰刻画档案管理部门与案管、各业务部门之间的权责边界,改变了传统的人、案、卷分离,信息不通、信息不准导致的怠于交卷、疏于质量、难以监管等现状。
四是归档质效自动考核。通过严格的归档责任制度,明确检察官和行政人员只有完成自身应承担的工作,才能获得相应的绩效得分,切实把归档责任落实到每一个环节,每一类人员。
五是报表数据自动统计。用于归档率计算的应归案件数、已归案件数和未归案件数,均由系统自动统计,办案人、档案员摆脱了反复填表、核对、计算的大工程;系统实时生成归档率排名表、归档时效评价等供业务部门、分管领导参考;档案员可查看某位办案人未交案卷的明细,甚至可以进一步确认该案卷是否办结,真正赋予档案员催归的底气,从被动收纳转变为全方位精准管控。
【应用效果】
智慧档案系统在不改变检察官、案管部门、档案员原有工作模式情况下,通过流程化、信息化、规范化的系统设置,实现“受案—线上办结—实质性评查—整卷—程序性审查—归档—考核得分”的闭环管理,大幅提高归档质效,降低人为因素干扰,为精准考核、公平考核提供完备参考。
有基层检察院分管领导表示,数据公平、公开、公正,便于横向管理全院各部门的归档情况。有检察官表示:可以更直观地知道哪些案件类型该归档,并能及时得到提醒。希望系统继续开发1.5及2.0成卷规则,适应下一步的工作需要。有档案员则表示:摆脱了以前“办案人交什么,自己收什么”的陈旧工作模式,信息化管理模式提高了工作效率。
